INTRODUCCIÓN
El
martes 21 de agosto del 2012 el grupo de estudiantes de undécimo grado de la
institución educativa horizontes a una visita guiada al Archivo General de la
Nación, en compañía de dos docentes del área técnica de la institución y la
instructora de Sena Regional de Tunja.
El
propósito de la actividad fue el de
desarrollar una práctica de acuerdo a la competencia de archivos por
parte del Sena y así mismo cumplir con algunas horas de etapa practica.
El
archivo general de la nación es una entidad pública encargadas de atender
funciones administrativas y prestar
servicios públicos con forme a las reglas del derecho público.
JUSTIFICACIÓN.
Siendo
el Archivo General de la Nación la base para el desarrollo de nuestros procesos
y actividades de formación académica, es importante conocer la entidad del
orden nacional adscrito al ministerio de
cultura que rige la política archivística en Colombia cuyo objetivo es
custodiar, resguardar y proteger el patrimonio
documental del país y ponerlos al servicio de la comunidad.
OBJETIVOS.
Objetivo general.
Dar
a conocer los parámetros o actividades estructuradas del ente como principal fuente
de información y conocimientos.
Objetivos específicos.
ü Conocer
la aplicación de los programas de gestión documental, metodología y
procedimientos.
ü Identificar
los diferentes sistemas de ordenamiento y clasificación que posee el Archivo
General de la Nación.
ü Adquirir conocimiento cerca de los
procedimientos a realizar desde la
adquisición de documentos hasta su depósito final o conservación.
GLOSARIO
ACERVO
DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
ARCHIVO
HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
CATÁLOGO: Instrumento de
consulta que describe unidades documentales. .
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
Producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un Archivo permanente.
CUSTODIAR: Guarda o
tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica
responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
DIGITALIZACIÓN: Técnica
que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros)
en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la
fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
EMPASTE: Técnica
mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La unidad
producto del empaste se llama “legajo”.
ENCUADERNACIÓN: Técnica
mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se
cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.
ESTANTERÍA: Mueble con
entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.
EXPEDIENTE: Unidad
documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo
asunto.
FOLIACION: La foliación
en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización
archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de
folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar
la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y
la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
FOLIO: Hoja de libro,
de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.
MICROFILMACIÓN: Técnica
que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en
película de alta resolución.
PAGINACION: Es la
numeración del lado que tiene información.
PATRIMONIO
DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
REPROGRAFÍA: Conjunto
de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente
consignados en papel.
RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Su
misión es recuperar la integridad física y funcional de los documentos,
corrigiendo daños y alteraciones que se produjeron en él. Métodos restauradores
son de aplicación directa porque tratan de enmendar los daños producidos, lo
que implica responsabilidad tanto hacia la obra en sí como hacia su historia.
TOMO: Unidad
encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
VISITA
AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
La visita inicio con una pequeña
inducción en la que se dio a conocer:
El Archivo General de la Nación fue creado por
la ley 80 de 1989, se inauguro en 1992 y
su construcción termina en 1994 por
Jorge Palacio y además pertenece al ministerio de cultura.
Los documentos que se
encuentran en el Archivo General de la Nación son de tipo historio que proviene de la administración
central y algunas del sector privado que
tengan valor histórico, disciplinario
del departamento de adquisición.
El Archivo General de la
Nación está compuesto por 5 divisiones y
6 secciones:
Divisiones:
ü Servicio
al público.
ü Reprografía
y Automotivación.
ü Conservación
y Restauración.
ü Administrativa
y Financiera.
ü Clasificación
y Descripción.
Secciones:
ü Colonia
y República
ü Archivo
anexo
ü Colecciones
ü Notarias
ü Mapas
y Planos
ü Nuevos
ingresos
La
sección
colonia y República contiene los fondo de cabildo, encomiendas, haciendas,
leyes originales, manuscritos, curas y obispos.
La
sección
colecciones contiene documentación sobre colonia y República.
La sección notarias tiene
la documentación de la notaria primera la decima excepto la notaria séptima.
La sección de mapas y planos
contiene 11 mapotecas, tiene los planos de la universidad nacional y de la
época de la colonia.
Todos los documentos (decretos y leyes) creados en 1991 son considerados como
archivos históricos.
En la sala de exposiciones se encuentra algunos ejemplares de la sección colonial como:
ü El
diario de navegación.
ü Fondo
de veintenares de los mil días.
ü Carta
escrita por Simón Bolívar.
El recorrido
continúo en la sala de
investigaciones la cual contiene
fuentes primarias que pueden ser consultadas de dos formas:
ü Guía
general
ü Catalogo
Continuamos el recorrido hacia la sala de depósitos, el
cual contiene documentos microfilmados que se puede identificar:
ü Rotulo
blanco: colonia
ü Rotulo
rosado: República
ü Rotulo
amarrillo colecciones
ü Rotulo
azul archivos parroquiales.
Se utiliza microfilm de 35 mm y de 16 mm que es equivalente a un tomo.
Se visito la sección o zona de conservación de documentos en la cual se deben tener en cuenta 3 factores:
ü Luz blanca- no mayor a 100 lúmenes.
ü Temperatura
de 15°c a 25° cm.
ü Humedad
de 60%.
En estos sectores las personas no pueden estar más de 20
minutos.
Seguidamente continuamos el recorrido en la división de
conservación y restauración de documentos
el cual se divide en dos zonas:
ü Proceso
en seco, el cual de trabaja sin agua y sin químicos.
*elaboración de carpetas
*encuadernación
ü Proceso
en húmedo, el cual tiene 3 labores:
*conservación preventiva.
*restauración e investigación
*química y biología la cual se investiga
y se monitorea los depósitos para controlar la luz, temperatura y húmeda.
El último recorrido fue a la terraza del
Archivo General de la Nación en la cual
no es permitido tomar foto a la casa de
Nariño ni ala Dian…
Conclusiones.
ü Para
el debido proceso de restauración se
debe tener en cuenta un protocolo de evaluación
y norma legales vigentes.
ü Organización
empleada y distribución de los
documentos dentro de cada división y
sección.
ü Interés
de las entidades en cuidar el patrimonio documental.
No hay comentarios:
Publicar un comentario