VISITA AL AGN

VISITA AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

OBJETIVO: Conocer y relevar la importancia del archivo general de la nación, lo que es su infraestructura, todo documento que se encuentre en el AGN, depósitos, salas, bloques.

El AGN es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional. El AGN resguarda los documentos históricos y conserva los mismos, en el AGN hay documentos que van desde el siglo XV hasta el siglo XX, el AGN está compuesto por 6000000 de documentos los cuales se dividen en secciones, cada uno de esos documentos se encuentran en las secciones de:

ü  Sección colonia: divida en 64 fondos

ü  Sección república: divida en 94 fondos

ü  Sección archivo anexo: se divide en tres partes

ü  Sección colecciones: existen 6 colecciones y estas fueron nombradas según el nombre de las personas que organizaban la información

ü  Sección mapas y planos: hay 11 mapotecas, y hay 776.000 archivos entre mapas y planos

ü  Sección notarias: Hay información de la notaria 1 ala 10; menos la 7 que nunca llego, estos registros vienen desde el siglo XVl al XX

Hay una sección más llamada ingresos, pero esta sección se encuentra en el documento más viejo es del año 1436 este documento es llamado Bulas papales

Pasamos a la sala de investigación Jorge Palacio Parado primer presidente del AGN, en esta sala nos cuentan un poco de la creación del AGN pues el señor Rogelio Salmon fue el que tuvo la idea de este gran edificio en el año de 1989, en esta sala también nos explican la forma en la que es correcta la búsqueda de los documentos. Encontramos tres clases de maderos que son espaciales para consultar los archivos que estemos consultando, en ella se conservan 6.000 millones de documentos los cuales están divididos por secciones o fondos. De la siguiente manera:

La guía general que se encuentra en 4 secciones:

ü  Colonia

ü  República

ü  Archivo anexo

ü  Colecciones

La mejor forma de buscar en estos libros es la siguiente:

ü  Índice: el cual está dividido en orden alfabético, en que soporte está el número del catálogo y secciones donde podemos encontrar la información que buscamos.

ü  Catálogos: sirven para encontrar la sección de los folios y la descripción por temas

Nos mostraron 2 libros uno restaurado y uno sin restaurar, los libros se restauran cuando tienen hongos, se empieza arrestaran completando las partes que le hacen falta conemoxilina, estos libros fueron escritos con letra cortesana que solo se usaban para documentos oficiales.

Este establecimiento está dividido por dos bloques, el bloque sur y el bloque norte. En bloque norte se encuentran los documentos microfilmados son manejado entre35 mm y 16 mm de ancho, estos documentos son traídos de Pereira, Boyacá, Cundinamarca, Popayán, norte de Santander. En la Sala Sur encontramos todo lo relacionado con los depósitos de documentos del Archivo General de la Nación, en esta parte del AGN se ven la gran mayoría de los depósitos (65 depósitos).

Cuando se ingresa a cualquier depósito para realizar o coger algún documento se necesita estar bien protegido por una bata, unos, guantes, tapabocas para así minimizar las bacterias en los documentos. El mayor riesgo en los daños de los documentos son los hongos.

En la ruta de evacuación donde se encuentran los depósitos se ve una luz muy bajita ya que así mismo permite la conservación de los documentos que se encuentran en cada uno de los depósitos.

Hay una zona de conservación y administración, las cuales se dividen en áreas técnicas y áreas administrativas, cada una de estas áreas procuran un mecanismo para que la documentación se conserve bien.

En la restauración es donde se hace el proceso en la documentación aquí mismo se organizan los documentos para la mejoría de los mismos

CONCLUSIONES

ü  El archivo general de la nación fue creado con el fin de conservar documentos históricos que dan identidad a la nación.

ü  El AGN aparte de ser el ente rector de la política colombiana también se encarga de brindar información a los ciudadanos acerca de los documentos depositados en el AGN.

ü  Existen documentos restaurados y otros sin restaurar, esto se determina según su manejo; es decir si es entendible y si presenta hongos

VISITA AVG

VISITA AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

OBJETIVO: Por medio de una manera presencial, tratar de informarnos y de conocer acerca del Archivo General de la Nación, conocer cada una de sus partes, secciones y complementos; a través de una visita guiada por un miembro de la AGN aprender sobre el funcionamiento de sus salas y laboratorios.

El Archivo General de la Nación conocido también como el AGN, fue construido por el arquitecto Rogelio Sarmona, fue la primera edificación que desde su construcción fue pensada para desempeñar la función que aun sigue realizando.

Fue creada estratégicamente para que con ayuda del clima en donde se encuentra pueda mantenerse de una mejor manera los documentos, dentro de la estructura siempre y en todo momento el clima predominante es el frio, donde puede llegarse a presentar una temperatura de 12º centígrados, y por consiguiente el nivel de humedad siempre será inferior al 20 %. Pero si por el contrario se presentara calor dentro de los depósitos que contienen los documentos, estos tienden a deteriorarse además que allí se presentaran mosquitos, ácaros y todo tipo de bacterias que pueden dañar el documento; por esta sencilla razón fue que el Archivo General de la Nación fue creada en este punto de la ciudad.

Además de lo mencionado anteriormente fue construida con un ladrillo especial en donde está compuesto por greda y en su gran mayoría por caolín, en donde el ladrillo fue puesto bajo una intensidad de calor de 1600 grados, lo cual les garantiza que el fuego no lograra destruir las instalaciones. Esta construcción ha ganado varios premios de arquitectura a nivel internacional.

El Archivo General de la Nación se encuentra divido por dos salas las cuales corresponden a la Sala Sur y a la Sala Norte, en donde cada una de ellas desempeña una labor importante; en la Sala Sur encontramos todo lo relacionado de cierta manera con los depósitos de documentos del Archivo General de la Nación, y en el lado opuesto, encontramos la Sala Norte en donde está conformado por el sistema de investigaciones, además de todos los laboratorios del Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación nos ofrece y nos brinda la oportunidad de no solamente informarnos, sino de conocer a fondo y muy de cerca todo aquello que está relacionado con lo que tiene que ver con la función de esta entidad, que se encarga de custodiar, proteger, resguardar y proteger el patrimonio documental de nuestro país. Poseen la importante función de cuidar y restaurar todo tipo de documento sin importar en las condiciones de deterioro en las que se encuentre dicho documento. Gracias a este tipo de visitas, cualquier persona que está interesada en conocer un poco más acerca de cómo es la manera en que se archiva y se manejan los documentos por esta entidad se acerca a contestar de una manera sencilla y rápida todas sus inquietudes, además de hacerlo personalmente. En estas visitas además de brindarnos una idea de la manera en que se custodian y protegen estos documentos, nos brindan una base general de todo aquello que es el Archivo General de la Nación, y nos muestran.

Los archivos más importantes o con mayor valor histórico son depositados subterráneamente; allí dentro de las instalaciones encontramos todos los laboratorios en donde cada uno de ellos desempeña una labor única y especial para restaurar y cuidar los documentos para su pronto almacenamiento en las bodegas.

El Archivo General de la Nación cuenta con unos depósitos que son especiales para que el documento no se desgaste, ni tengo ningún tipo de riesgo de sufrir algún deterioro.

Todos los documentos que se encuentran en el Archivo General de la Nación son de carácter público, esto quiere decir que cualquier persona puede ir allí y pedir ver cualquier documento, las personas encargadas de esto le facilitan el documento, y dentro de las instalaciones las personas pueden observar y realizar las investigaciones necesarias. Aunque hay unas cuantas excepciones para poderles facilitar los documentos a las personas, como causa principal que el documento se encuentre muy deteriorado y pueda tener alto riesgo de dañarse y descomponerse debido al traslado dentro del Archivo General de la Nación; y la otra causa son documentos que ni siquiera las personas que trabajan en la AGN tienen el derecho de verlos, estos provienen del DAS o entidades de ese tipo.

Ya que muchos de los archivos que se encuentran dentro del Archivo General de la Nación tienen un gran tiempo de existencia hay dos posibilidades para poder seguir manteniéndolos al uso de las personas en general, estas opciones son:

·         Digitalizar el documento, en donde uno de los trabajadores de esta entidad que se encuentre especializado en la paleología, puede leer los documentos que fueron escritos hace cientos de años y pasarme de una manera exacta e idéntica a un computador toda la información del documento.

·         Microfilmación del documento,  en donde sucede casi lo mismo que en la anterior posibilidad; a diferencia que en este el documento traspasado es guardado en una cinta de filmación o también conocido como un rollo, donde encontramos de 16 milímetros y de 35 milímetros, estos documentos deben verse en unas maquinas que son especiales para poder observar estos documentos.

·          

Se visito la sección o zona de  conservación de documentos  en la cual se deben tener en cuenta  3    factores:

ü  Luz  blanca- no mayor a 100 lúmenes.

ü  Temperatura de 15°c a 25° cm.

ü  Humedad de 60%.

En estos sectores las personas no pueden estar más de 20 minutos.

Seguidamente continuamos el recorrido en la división de conservación y restauración de documentos  el cual se divide en dos zonas:

ü  Proceso en seco, el cual de trabaja sin agua y sin químicos.

*elaboración de carpetas

*encuadernación

ü  Proceso en húmedo, el cual tiene 3 labores:

*conservación preventiva.

*restauración e investigación

*química y biología la cual se investiga y se monitorea los depósitos para controlar la luz, temperatura y húmeda.

 El último recorrido fue a la terraza del Archivo General de la Nación  en la cual no es permitido tomar foto  a la casa de Nariño  ni ala Dian…

CONCLUSIONES.

·         Desde el momento en que se pensó en la construcción del Archivo General de la Nación se tuvo en cuenta que su función principal es y seguirá siendo la de resguardar archivos.

·         Es el ente rector de la archivística en Colombia.

·         Las visitas guiadas proporcionadas por la AGN son de muy útil ayuda para las personas que estén interesadas en conocer más acerca de los documentos de la nación.

·         Los archivos digitalizados y microfilmados son más seguros que los originales y no sufren la posibilidad de deteriorarse de alguna manera. 

DE VISITA AL AGN

INTRODUCCIÓN

El martes 21 de agosto del 2012 el grupo de estudiantes de undécimo grado de la institución educativa  horizontes  a una visita guiada al Archivo General de la Nación, en compañía de dos docentes del área técnica de la institución y la instructora de Sena Regional de Tunja.

El propósito de la actividad fue el de  desarrollar una práctica de acuerdo a la competencia de archivos por parte del Sena y así mismo cumplir con algunas horas de etapa practica.

El archivo general de la nación es una entidad pública encargadas de atender funciones administrativas  y prestar servicios públicos con forme a las reglas del derecho público. 

JUSTIFICACIÓN.

Siendo el Archivo General de la Nación la base para el desarrollo de nuestros procesos y actividades de formación académica, es importante conocer la entidad del orden nacional adscrito al  ministerio de cultura que rige la política archivística en Colombia cuyo objetivo es custodiar, resguardar y  proteger el patrimonio documental del país y ponerlos al servicio de la comunidad.    

OBJETIVOS.

Objetivo general.

Dar a conocer los parámetros o actividades   estructuradas del ente como principal fuente de información y conocimientos.

Objetivos específicos. 

ü  Conocer la aplicación de los programas de gestión documental, metodología y procedimientos.

ü  Identificar los diferentes sistemas de ordenamiento y clasificación que posee el Archivo General de la Nación.

ü    Adquirir conocimiento cerca de los procedimientos a realizar  desde la adquisición de documentos hasta su depósito final o conservación.

GLOSARIO

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. .

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su Producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un Archivo permanente.

CUSTODIAR: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

EMPASTE: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.

ENCUADERNACIÓN: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

ESTANTERÍA: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIACION: La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

PAGINACION: Es la numeración del lado que tiene información.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Su misión es recuperar la integridad física y funcional de los documentos, corrigiendo daños y alteraciones que se produjeron en él. Métodos restauradores son de aplicación directa porque tratan de enmendar los daños producidos, lo que implica responsabilidad tanto hacia la obra en sí como hacia su historia.

TOMO: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

VISITA AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

 La visita inicio con una pequeña inducción  en la que se dio a conocer:

 El Archivo General de la Nación fue creado por la ley 80 de 1989, se inauguro  en 1992 y su construcción  termina en 1994 por Jorge Palacio y además pertenece al ministerio de cultura.

Los documentos que se encuentran en el Archivo General de la Nación son de tipo historio  que proviene de la administración central  y algunas del sector privado que tengan valor histórico, disciplinario  del departamento de adquisición.

 

El Archivo General de la Nación está compuesto por 5 divisiones  y 6 secciones:

Divisiones:

ü  Servicio al público.

ü  Reprografía y Automotivación.

ü  Conservación y Restauración.  

ü  Administrativa y Financiera.

ü  Clasificación y Descripción.

Secciones:

ü  Colonia y República

ü  Archivo anexo

ü  Colecciones

ü  Notarias

ü  Mapas y Planos

ü  Nuevos ingresos

La sección colonia y República contiene los fondo de cabildo, encomiendas, haciendas, leyes originales, manuscritos, curas y obispos.

La sección colecciones contiene documentación sobre colonia y República.

La sección notarias   tiene la documentación de la notaria primera la decima excepto la notaria séptima.

La sección de mapas y planos contiene 11 mapotecas, tiene los planos de la universidad nacional y de la época de la colonia.

 Todos los documentos (decretos y leyes)  creados en 1991 son considerados como archivos históricos.

En la sala de exposiciones se encuentra  algunos ejemplares  de la sección colonial como:

ü  El diario de navegación.

ü  Fondo de veintenares de los mil días.

ü  Carta escrita por Simón Bolívar.

El  recorrido continúo en la sala de  investigaciones  la cual contiene fuentes primarias que pueden ser consultadas de dos formas:

ü  Guía general

ü  Catalogo

Continuamos el recorrido hacia la sala de depósitos, el cual contiene documentos microfilmados que se puede identificar:

ü  Rotulo blanco: colonia

ü  Rotulo rosado: República

ü  Rotulo amarrillo colecciones

ü  Rotulo azul  archivos parroquiales.

Se utiliza microfilm de 35 mm y de 16 mm  que es equivalente a un tomo.

Se visito la sección o zona de  conservación de documentos  en la cual se deben tener en cuenta  3    factores:

ü  Luz  blanca- no mayor a 100 lúmenes.

ü  Temperatura de 15°c a 25° cm.

ü  Humedad de 60%.

En estos sectores las personas no pueden estar más de 20 minutos.

Seguidamente continuamos el recorrido en la división de conservación y restauración de documentos  el cual se divide en dos zonas:

ü  Proceso en seco, el cual de trabaja sin agua y sin químicos.

*elaboración de carpetas

*encuadernación

ü  Proceso en húmedo, el cual tiene 3 labores:

*conservación preventiva.

*restauración e investigación

*química y biología la cual se investiga y se monitorea los depósitos para controlar la luz, temperatura y húmeda.

 El último recorrido fue a la terraza del Archivo General de la Nación  en la cual no es permitido tomar foto  a la casa de Nariño  ni ala Dian…

Conclusiones.

ü  Para el debido proceso  de restauración se debe tener en cuenta un protocolo de evaluación  y norma legales vigentes.

ü  Organización empleada  y distribución de los documentos  dentro de cada división y sección. 

ü  Interés de las  entidades  en cuidar el patrimonio documental.